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Voyage long-courrier avec son C.E. : quelles précautions et organisation ?

Comme pour tous les voyageurs, un comité d’entreprise qui organise un voyage long-courrier pour ses salariés doit tenir compte de différents paramètres qui complexifient son organisation.

D’abord, comme il s’agit d’un voyage éloigné dans le monde, hors de l’Europe, les délais d’organisation, notamment pour se procurer les pièces officielles que doivent détenir chaque participant, sont plus longs. Ensuite, le coût d’un voyage long-courrier est forcément élevé et demande au comité d’entreprise de trouver les meilleurs partenaires pour qu’il puisse financièrement rester abordable pour la majorité des salariés.

Voyage long-courrier avec son comité d'entreprise

Choisir de passer par un prestataire professionnel du tourisme

Un comité d’entreprise peut tout à fait décider d’organiser par lui-même un voyage long-courrier pour ses salariés. Pour cela, il doit d’abord détenir un agrément, comme tout organisme de tourisme. Ensuite, le comité d’entreprise doit justifier d’une garantie financière et d’une assurance responsabilité civile. Outre ces obligations administratives, les membres du comité d’entreprise chargés d’organiser un voyage long-courrier doivent connaître toutes les ficelles pour organiser le vol et l’hébergement sur place et obtenir des coûts acceptables par tous les salariés. Enfin, un comité d’entreprise qui organise seul un voyage long-courrier s’engage à apporter le meilleur service possible auprès de ses clients, ici en l’occurrence les salariés, et il peut être tenu responsable en cas de réclamations et de problèmes.

Aussi, pour s’assurer d’organiser le mieux possible un voyage à l’autre bout du monde, mieux vaut se rapprocher d’un professionnel du tourisme, une agence de voyage ou un tour-opérateur. Faire appel à ces prestataires de services professionnels assure la garantie du succès de ce voyage long-courrier. Pour s’assurer du sérieux de l’agence de voyage ou du tour-opérateur choisi, il est conseillé au comité d’entreprise de demander l’extrait K-bis de celui-ci, une copie de l’arrêté préfectoral délivrant sa licence et son numéro, ainsi que le montant de leur garantie financière. Ces mesures de précaution se justifient par la volonté du comité d’entreprise de proposer aux salariés un voyage long-courrier le mieux organisé possible, mais aussi parce qu’en cas de faillite du prestataire de voyage, le comité d’entreprise pourra être remboursé de ses frais si l’agence de voyage ou le tour-opérateur est bien immatriculé au registre des professionnels du tourisme organisateurs de voyages et de séjours.

Le comité d’entreprise doit enfin aussi s’assurer que le professionnel du voyage lui délivre bien un contrat de voyage complet qui engage sa responsabilité. Pour ce faire, les membres du comité d’entreprise doivent lire soigneusement les conditions générales de vente du prestataire, qui définissent notamment les conditions d’annulation, les services proposés dans le prix final, une éventuelle assurance voyage, etc.

Prévoir une bonne information des salariés

Un comité d’entreprise qui souhaite organiser un voyage long-courrier a tout intérêt à consulter au préalable les salariés pour connaître leurs désirs et leurs priorités en matière de voyages lointains. Une démarche à ne surtout pas négliger et à accomplir pour être certain de satisfaire le plus grand nombre des collaborateurs.

Une fois la destination choisie, et même si le comité d’entreprise passe par une agence de voyage ou un tour-opérateur pour organiser un voyage long-courrier, c’est à lui que revient la tâche d’informer les salariés sur les détails de l’organisation et du déroulement du voyage proposé. Le comité d’entreprise doit notamment donner tous les éléments et les délais nécessaires pour effectuer les formalités administratives pour partir dans un pays étranger, voire d’en traverser plusieurs lors d’un voyage long-courrier.

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